• Få icakuriren.se's nyhetsbrev

    Skriv upp dig på vårt nyhetsbrev för senaste informationen!

  • Så organiserar du kalendern…

    Lär dig tidsplanera. Kalendern kan bli din bästa vän.

    En att-göra-lista är en bra hjälp. Den som Nina Norén använder är indelad i fyra fält.

    Skriv ut en egen att-göra-lista här.

    Viktigt är också att fylla i den beräknade tidsåtgången och slutdatum. Nina bär med sig en utskrift av listan och fyller på allt eftersom. En gång i veckan, när hon fyller i sin kalender, går hon också in på datorn och uppdaterar.

    1. Preliminära bokningar gör du med vågig linje och rätar ut när mötet är definitivt.

    2. Skriv med blyerts, som går att sudda när planerna ändras.

    3. I nederkant skriver du sådant som ska fixas under veckan. Bocka av när det är avklarat.

    4. Räkna in all tid du behöver för ett möte, i det här fallet en intervju, både före och efter. En timmes förberedelse av mötet bokas in dagen före. Det måste avsättas en timmes resa till Uppsala, en timmes lunch, själva mötet och en timmes resa hem. Tidsåtgången för mötet 13-15 är i själva verket 11-16 plus förberedelser.

    5. Planera in ställtid med en sned linje. Räkna med en halvtimme före och en halvtimme efter varje inbokad aktivitet. Du behöver tiden för att samla ihop dina papper, äta en frukt eller gå på toaletten.

    6. Eget arbete, EA, blockar du minst någon vecka i förväg. Om du märker att ungefär 40 procent av veckan är uppbokad i möten är det dags att dra streck över resterande tid. Det blir EA och eventuell tillgänglighetstid, TT. Viktigt för dig som är chef! Risken är annars stor att enda sättet att träffa dig blir att boka ett möte med dig Lika viktigt som att boka in TT – berätta att du är det!

    7. Märker du att arbetet med mejlen drar iväg, avsätt en halvtimme på morgonen och en halvtimme på eftermiddagen. Sätt en äggklocka eller larmet på mobilen om du har svårt att hålla tiden. Gäller även sökningar på webben.

    8. Ägna en timme mot slutet av fredagen åt din kalender. Utvärdera hur mycket tid du har lagt på olika aktiviteter under veckan och lär dig att planera mer realistisk. Blicka framåt och boka in från att-göra-listan. Blocka tid för eget arbete och tillgänglighetstid.

    Läs hela artikeln här.

    Så organiserar du resten

    Mejlen
    • Släng och svara på så mycket som möjligt direkt.
    • Gå in två gånger varje dag. Stäng av signalen.
    • Begränsa tiden för mejlarbetet

    Skrivbordet
    • Städa bort allt onödigt! Varje papper är en källa till distraktion.
    • Strukturera och lägg i hängmappar, tidskriftssamlare eller fack.
    • Ta upp arbetsmaterial när du arbetar med det. Fajla det sedan.

    Telefonen
    • Stäng av telefonen ibland och jobba ostört.
    • Om du översvämmas av meddelanden på telefonsvararen är det nödvändigt att boka in tillgänglig tid, TT, i kalendern. Viktigt för dig som är chef. Du sparar tid i långa loppet.

    Av: Anette Sievers

  • Få icakuriren.se's nyhetsbrev

    Skriv upp dig på vårt nyhetsbrev för senaste informationen!